В современном бизнесе скорость и эффективность – ключевые факторы успеха. Электронный документооборот, автоматизация процессов и соблюдение законодательства становятся все более важными. Одним из инструментов, позволяющих компаниям соответствовать этим требованиям, являются машиночитаемые доверенности (МЧД). Мы в SP предлагаем услуги по управлению проектами, включающие бизнес-анализ и внедрение решений, связанных с МЧД, чтобы помочь вашему бизнесу адаптироваться к новым требованиям и оптимизировать свою работу.

Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна?

С 1 сентября 2023 года использование МЧД стало обязательным условием для подписания электронных документов физическим лицом от имени организации.  МЧД – это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя.  Он позволяет подтвердить полномочия сотрудника на совершение юридически значимых действий в электронном виде.  Внедрение МЧД требует от компаний пересмотра внутренних процессов и адаптации информационных систем.

Кейс: Внедрение МЧД в крупной компании

Недавно наша команда успешно реализовала проект по внедрению системы управления МЧД для крупной компании, работающей в сфере ритейла.  Задача заключалась в организации ведения реестра выданных МЧД и доверенностей на бумажном носителе (ДнБН), автоматизации процессов формирования, согласования, подписания и отзыва доверенностей, а также обеспечении интеграции с существующими ИТ-системами.

Бизнес требования и цели проекта:

•    Организовать централизованное хранение и ведение реестра МЧД и ДнБН.

•    Автоматизировать процесс формирования МЧД в формате XML и ДнБН по шаблону.

•    Обеспечить прозрачный и контролируемый процесс согласования выпуска доверенностей.

•    Оптимизировать процесс подписания МЧД электронной подписью руководителя.

•    Реализовать передачу данных о МЧД в распределенный реестр ФНС.

•    Внедрить систему контроля сроков действия доверенностей с оповещением ответственных лиц.

•    Автоматизировать процессы перевыпуска и отзыва доверенностей.

•    Организовать ведение справочника полномочий.

•    Обеспечить интеграцию с существующими ИТ-системами.

Команда проекта:

Для успешной реализации проекта была сформирована команда, включающая:

•    Заместителя финансового директора (заказчик)

•    Финансового директора (куратор)

•    Руководителя проектного офиса

•    Руководителя юридического отдела

•    Ведущего разработчика SAP

•    Архитектора SAP

•    Специалиста по управлению рисками ИТ платформ

•    Архитектора SAP, консультанта

•    Начальника управления информационной безопасности

•    Руководителя отдела общеправовых вопросов

•    Руководителя службы инфраструктуры

•    Руководителя отдела сопровождения документооборота

•    Начальника отдела информационной безопасности

•    Заместителя операционного директора

•    Главного специалиста финансово-кредитного отдела

•    Директора правового департамента

•    Главного бухгалтера группы

•    Специалиста по развитию SAP

•    Директора по персоналу

•    И.о. Руководителя проектного офиса

•    Генерального директора компании-интегратора

•    Директора по информационным технологиям компании-интегратора

•    Руководителя разработки компании-интегратора

•    Руководителя технической поддержки IT компании-интегратора

Столь масштабная команда подчеркивает важность и сложность задачи, требующей экспертизы в различных областях.

Бизнес-процессы:

В рамках проекта были разработаны и автоматизированы следующие бизнес-процессы:

1.  Выпуск и хранение МЧД/ДнБН:

•        Создание заявки на выпуск доверенности.

•        Согласование заявки по заданному маршруту.

•        Регистрация доверенности во внутреннем реестре компании.

•        Генерация XML-файла МЧД или файла ДнБН по шаблону.

•        Подписание МЧД электронной подписью руководителя.

•        Передача данных о МЧД в распределенный реестр ФНС.

•        Уведомление о предстоящем истечении срока действия.

2.  Отзыв МЧД/ДнБН:

Создание заявки на отзыв доверенности.

•        Согласование заявки.

•        Формирование заявления на отзыв доверенности.

•        Подписание заявления на отзыв доверенности.

•        Присвоение МЧД/ДнБН статуса “Отозвана”.

•        Уведомление заинтересованных лиц.

•        Передача сведений об отзыве МЧД в распределенный реестр ФНС.

3.  Получение и хранение ЭП:

•        Уведомление пользователя о необходимости выпуска ЭП.

•        Создание заявки на регистрацию ЭП.

•        Оплата счета за выпуск ЭП.

•        Получение ЭП в УЦ.

•        Установка необходимого ПО.

•        Регистрация ЭП во внутреннем реестре.

•        Контроль и уведомление о необходимости перевыпуска ЭП.

Интеграции:

Для обеспечения эффективной работы системы управления МЧД были выполнены интеграции со следующими ИТ-системами:

•    БОСС Кадровик: для получения данных о сотрудниках и инициации процессов отзыва доверенностей при увольнении.

•    Active Directory: для авторизации пользователей.

•    1С: для интеграции с процессами электронного документооборота.

•    SAP: для интеграции с процессами электронного документооборота.

•    ФНС РФ: для передачи данных о МЧД в распределенный реестр.

Выгоды от внедрения системы управления МЧД

Внедрение системы управления МЧД позволило компании:

•    Соблюдать требования законодательства в части электронного документооборота.

•    Обеспечить полноценный электронный документооборот с контрагентами и ФОИВ.

•    Контролировать выданные МЧД и полномочия сотрудников.

•    Сократить время на оформление и согласование доверенностей.

•    Минимизировать риски, связанные с использованием недействительных доверенностей.

Почему стоит выбрать наши услуги по управлению проектами?

Мы предлагаем комплексный подход к внедрению систем управления МЧД, включающий:

•    Бизнес-анализ и разработку концепции решения, учитывающей специфику вашего бизнеса.

•    Разработку функциональных требований и технических заданий.

•    Управление проектом на всех этапах реализации.

•    Интеграцию с существующими ИТ-системами.

•    Обучение пользователей и сопровождение системы.

Мы обладаем экспертизой в различных областях ИТ, включая бизнес-анализ, управление проектами, разработку и интеграцию ИТ-систем. Наши опытные бизнес-аналитики и менеджеры проектов помогут вам определить оптимальное решение для вашего бизнеса и обеспечить его успешное внедрение.  Мы можем предложить аутстаф специалистов для усиления вашей команды, а также провести аудит и консалтинг ваших текущих бизнес-процессов. Если вам нужен эксперт или senior специалист для консультации персонала, мы готовы предоставить вам квалифицированную помощь.

Стоимость внедрения системы управления МЧД

Цена на услуги по управлению проектами по внедрению системы управления МЧД формируется индивидуально и зависит от масштаба проекта, сложности интеграции и других факторов.  Мы предлагаем гибкую систему ценообразования и готовы предложить вам оптимальное решение, соответствующее вашему бюджету.  Вы можете купить наши услуги или рассмотреть вариант ИТ-системы аутсорсинга.

Заключение

Внедрение системы управления МЧД – это важный шаг для любой компании, стремящейся к оптимизации бизнес-процессов и соблюдению требований законодательства.  Мы предлагаем профессиональные услуги по управлению проектами, которые помогут вам успешно реализовать этот проект и получить максимальную выгоду для вашего бизнеса.  Обратитесь к нам за консультацией, и мы поможем вам подобрать оптимальное решение для ваших задач. Не упустите возможность нанять бизнес-аналитика с опытом внедрения подобных решений.  Мы также предлагаем ритейл-аудит и оптимизацию логистики для повышения эффективности вашего бизнеса.  Наши компании услуги по аудиту помогут вам выявить и устранить слабые места в ваших бизнес-процессах.  Мы гарантируем качественное оказание консультационных услуг и профессиональный подбор аналитика.  Мы поможем вам руководить проектом и обеспечить его успешное завершение.  Наши специалисты готовы провести предпроектное обследование и предоставить вам подробную информацию о стоимости и сроках реализации проекта.  Вы можете доверить нам сопровождение вашего проекта и быть уверенными в его успешном завершении.  Мы предлагаем услуги администратора проекта и менеджера проекта для эффективного управления вашими ресурсами.  Оптимизируйте свои закупки/продажи с помощью наших решений.