В современном динамичном бизнес-мире скорость принятия решений играет ключевую роль. Однако, многие компании сталкиваются с проблемой длительного закрытия отчетного периода, что существенно замедляет этот процесс. В этой статье мы рассмотрим реальный кейс, демонстрирующий, как внедрение эффективной системы резервов позволило значительно сократить сроки закрытия и повысить качество управленческой отчетности.

Проблема: медленное закрытие периода и неполная управленческая отчетность

Представьте ситуацию: управленческая отчетность, включая P&L и детализированный отчет по OPEX, предоставляется финансовым департаментом только на 18-й рабочий день месяца, следующего за отчетным. Это серьезно ограничивает возможности оперативного управления и своевременного выявления рисков.

Причины такой задержки могут быть разными:

• Отсутствие инструментов для формирования управленческой отчетности до закрытия бухгалтерских регистров.
• Недостаточная регламентация процессов закрытия, особенно в части кросс-функционального взаимодействия.
• Несвоевременное предоставление закрывающих документов контрагентами.

Решение: внедрение системы резервов (accruals)

Чтобы решить эту проблему, было принято решение о разработке и внедрении системы резервов (accruals). Эта система позволяет отражать в учете затраты, фактически понесенные в отчетном периоде, даже если закрывающие документы еще не получены.

Бизнес-анализ показал, что ключевым моментом является автоматизация процессов начисления, использования и сторнирования резервов. Это позволило бы:

•   Формировать предварительную управленческую отчетность, не дожидаясь закрытия бухгалтерских регистров.
•   Повысить точность управленческой отчетности, отражая затраты в периоде их возникновения.
•   Сократить сроки предоставления управленческой отчетности.

Этапы внедрения:

1.  Разработка методологии и целевого процесса начисления и сторнирования резервов. Этот этап включал определение бизнес-правил, описание текущего и целевого состояния процессов, а также проведение GAP-анализа.

2.  Подготовка шаблона Excel для сбора данных по резервам. Этот шаблон стандартизировал процесс предоставления информации о резервах к начислению.

3.  Автоматизация процесса формирования проводок в 1С по резервам. Это позволило существенно сократить время на ручной ввод данных и минимизировать риск ошибок.

4.  Регламентация процессов подготовки управленческой отчетности. Это включало описание ролей и полномочий, а также определение ключевых потоков информации.

5.  Обучение персонала. Важный этап, включающий обучение финансовых контролеров и бухгалтеров работе с новой системой.

Целевое состояние: как это работает

Целевой бизнес-процесс предусматривает автоматизацию ежемесячной работы с резервами (accruals), которые будут отражаться в бухгалтерском и управленческом учете. Основные этапы процесса:

1.  Сбор и валидация данных по резервам к начислению в текущем периоде. Ответственные от бизнес-функций предоставляют данные в стандартизированном шаблоне.

2.  Автоматизированное начисление резервов в 1С (в т.ч. формирование проводок). Система автоматически создает документы вида “Accrual” на основе загруженных данных.

3.  Автоматизированное начисление резервов на неустановленные потери в 1С (управленческая база).

4.  Автоматизированное списание ранее проведенного резерва при проведении поступившего от поставщика документа. Система автоматически предлагает использовать резерв при проведении документа поступления.

5.  Списание ранее начисленных резервов на неустановленные потери после проведения инвентаризации на торговой точке.

6.  Отражение начисленных, использованных и сторнированных резервов в формах бухгалтерской отчетности.

7.  Отражение начисленных, использованных и сторнированных резервов в управленческой отчетности, построенной на базе Atlas FM.

8.  Регулярная инвентаризация начисленных резервов и сторнирование неиспользованных резер

вов.

Результаты: сокращение сроков и повышение качества отчетности

В результате внедрения системы резервов удалось достичь следующих результатов:

•   Сокращение сроков предоставления управленческой отчетности с 18-го до 12-го рабочего дня месяца.
•   Повышение качества управленческой отчетности за счет отражения затрат в периоде их фактического возникновения.
•   Улучшение контроля над затратами и повышение эффективности управления рисками.

Ключевые факторы успеха

•   Четкое определение бизнес-требований. Важно понимать, какие именно задачи должна решать система. Для этого необходимо провести предпроектное обследование.
•   Автоматизация процессов. Максимальная автоматизация позволяет сократить время на ручной ввод данных и минимизировать риск ошибок.
•   Интеграция с существующими системами. Система резервов должна быть интегрирована с 1С и другими системами, используемыми в компании.
•   Обучение персонала. Важно, чтобы сотрудники понимали, как работает система и как ее использовать.
•   Поддержка руководства. Успешное внедрение системы требует поддержки со стороны руководства компании.

Риски и ограничения

При внедрении системы резервов необходимо учитывать возможные риски и ограничения:

•   Риск изменения сроков реализации проекта.
•   Риск увеличения бюджета.
•   Операционные и инфраструктурные риски, связанные с высокой нагрузкой на системы в период подготовки отчетности.
•   Риски безопасности и контроля доступа к системе.
•   Риски, связанные с изменениями процессов и сопротивлением со стороны сотрудников.
•   Зависимость от вендора.

Для минимизации этих рисков необходимо тщательно планировать проект, проводить нагрузочное тестирование систем, обеспечивать безопасность данных и проводить обучение персонала.

Услуги нашей компании

Наша компания предоставляет услуги по управлению проектами и оказанию консультационных услуг в области автоматизации бизнес-процессов. Мы можем помочь вам:

•   Провести предпроектное обследование и определить оптимальное решение для вашей компании.
•   Разработать бизнес требования и разработку функциональных требований к системе резервов.
•   Нанять бизнес-аналитика (аутстаф) или подбор аналитика (аутсорс), который поможет вам в бизнес-анализе и оптимизации процессов.
•   Руководить проектом по внедрению системы резервов.
•   Обеспечить сопровождение и поддержку системы после внедрения.

Мы предлагаем аудит и консалтинг в области оптимизации логистики, закупок/продаж и других бизнес-процессов. Наши эксперты (senior) имеют большой опыт работы с различными ИТ-системами (ИТ) и могут помочь вам выбрать и купить оптимальное решение для вашего бизнеса.

Мы также предлагаем компании услуги по аудиту и ритейл-аудиту, а также услуги в области информационных технологий (ИТ-системы аутсорсинг). Наши менеджеры проекта (администратор проекта) и консультанты помогут вам успешно реализовать ваш IT проект .

Обратитесь к нам, чтобы получить профессиональную консультацию и узнать, как мы можем помочь вам оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность вашего бизнеса.