В современном ритейле, особенно в сегменте, где оборачиваются товары животного происхождения, соблюдение ветеринарных норм и правил – это не просто требование закона, а залог доверия потребителей. Интеграция информационных систем с ФГИС “Меркурий” становится необходимостью для оптимизации бизнес-процессов, минимизации рисков и обеспечения прозрачности движения подконтрольной продукции.

Проблема:

Многие компании сталкиваются с проблемой ручного ввода данных и отсутствием интеграции между учетными системами и ФГИС “Меркурий”. Это приводит к ошибкам, задержкам и увеличивает трудозатраты. Гашение эВСД (электронных ветеринарных сопроводительных документов) выполняется без учета фактической приемки товара, что создает риски как для поставщиков, так и для самой компании. Не учитываются расхождения с поставкой, становится невозможным оформление возврата и недостачи товара.

Цель:

Реализация комплексной интеграции с ФГИС “Меркурий” для автоматизации процессов управления основными данными, закупки, возврата и перемещения подконтрольной продукции.

Решение:

Внедрение целевой системы, интегрированной с ФГИС “Меркурий”, позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы:

1.   Управление основными данными:

•        Синхронизация данных о хозяйствующих субъектах (ХС) поставщиков и собственных ХС.
•        Автоматическое обновление информации о пользователях системы ВетИС.
•        Маппинг номенклатуры подконтрольной продукции с использованием GUID (глобально уникальных идентификаторов) из ФГИС “Меркурий”.

2.  Автоматизация процессов закупки:

•        Автоматическое гашение эВСД по результатам приемки товара на торговых точках (ТТ) и складах 3PL (сторонних логистических провайдеров).
•        Обработка расхождений при приемке (недостача, излишки, брак) и автоматическое формирование возвратных эВСД.
•        Управление режимами приемки товара (жесткий, мягкий, аварийный) для обеспечения непрерывности бизнес-процессов.

3.  Оптимизация логистики:

•        Формирование транспортных эВСД при перемещении подконтрольной продукции между магазинами, складами 3PL и другими площадками.
•        Интеграция с WMS (системой управления складом) для автоматизации процессов подбора и отгрузки товара.

4.  Мониторинг и контроль:

•        Создание реестра эВСД с информацией о статусе, объеме товара, отправителе, получателе и других параметрах.
•        Реестр пользователей ФГИС “Меркурий” для контроля достаточности персонала на каждой площадке.
•        Формирование отчетов для оперативного отслеживания статусов эВСД, активности площадок и остатков продукции.
•        Интеграция с системой “Честный Знак” для молочной продукции, требующей сравнения данных в двух системах.

Технические аспекты:

•    Интеграция с ФГИС “Меркурий” осуществляется через Ветис.API.
•    Маппинг номенклатуры производится вручную с последующей автоматической синхронизацией.
•    Для работы с электронными подписями (ЭЦП) необходимо специализированное ПО.
•    Разработана собственная статусная модель эВСД для более точного отслеживания документов.
•    Предусмотрена возможность автоматического списания ЗСЖ (записей складского журнала) с истекшим сроком годности.

Организационные изменения:

•    Создание группы разбора инцидентов (ГРИ) для оперативного решения проблем, связанных с формированием и гашением эВСД.
•    Разработка инструкций по проведению приемки подконтрольного товара на ТТ и складе 3PL.
•    Подписание дополнительных соглашений с поставщиками об ответственности за предоставление эВСД.

Выгоды от реализации:

•    Соблюдение требований законодательства в области перемещения подконтрольных товаров.
•    Автоматизация процессов поиска, гашения и формирования эВСД.
•    Контроль перемещения подконтрольной продукции.
•    Сокращение ручного труда и минимизация ошибок.
•    Повышение эффективности логистических операций.
•    Оптимизация бизнес-процессов и снижение рисков.

Нефункциональные требования:

•    Высокая критичность сервиса, так как нарушение процесса влечет за собой нарушение законодательства.
•    Режим работы 24/7.
•    Время гашения эВСД – не более 24 часов с момента начала приемки.
•    Время формирования отчета – не более 2 минут.

Риски и допущения:

•    Риск некорректного веса нетто в ОЗМ (основной записи материала), который может привести к ошибкам при гашении эВСД.
•    Риск блокировки единственного пользователя на площадке, что может привести к невозможности приемки товара.
•    Допущение о возможности реализации функционала по ведению примечаний к записям реестра эВСД в другой системе.
•    Допущение о возможности разработки портала для взаимодействия с поставщиками на последующих этапах развития проекта.

Требования к ролям и полномочиям:

•    Специалист по разбору инцидентов: знание законодательства, умение разбираться в причинах внештатных ситуаций, формирование требований к системе.
•    Администратор ХС: создание и управление пользователями, ведение справочников из ФГИС “Меркурий”, техническая поддержка интеграций.

Заключение:

Интеграция с ФГИС “Меркурий” – это стратегически важное решение для компаний, работающих с подконтрольной продукцией. Автоматизация процессов, соблюдение законодательства и повышение эффективности логистики – это ключевые факторы успеха в современном ритейле. Цена ошибки в этой сфере может быть высока, поэтому инвестиции в современные ИТ-решения оправданы и необходимы. Данный IT проект позволит нанять технических специалистов, экспертов и менеджеров проектов для оказания услуг по управлению проектами и консалтингу, а также для оптимизации процессов.