В современном бизнесе, особенно в сфере ритейла, работа с маркированными товарами становится все более сложной и ответственной задачей. Несоблюдение требований законодательства может привести к серьезным штрафам и репутационным потерям. В этой статье мы расскажем о реальном кейсе, демонстрирующем, как внедрение грамотно настроенной IT-системы позволяет компаниям не только соответствовать всем нормам, но и значительно оптимизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом.

Проблема: расхождения в учете и трудозатраты

Представьте ситуацию: компания занимается оптовой и розничной продажей алкогольной продукции. С введением обязательной маркировки товаров, таких как пиво и табак, возникла проблема. Данные о маркированных товарах, числящихся в системе “Честный Знак”, стали расходиться с данными в учетной системе SAP ERP.

Это приводило к следующим последствиям:

• Риск штрафов: Несоответствие данных могло повлечь за собой штрафы за несоблюдение требований государственных регуляторов.

• Увеличение трудозатрат: Отдел документооборота тратил огромное количество времени на ручную проверку корректности оформления универсальных передаточных документов (УПД) по маркированным товарам.

Цель: автоматизация и предотвращение рисков

Перед компанией встала задача: купить и внедрить такую IT-систему, которая позволила бы:

1.  Синхронизировать данные между системой “Честный Знак” и SAP ERP.

2.  Автоматизировать проверку входящих и исходящих УПД на соответствие требованиям законодательства.

3.  Минимизировать ручной труд сотрудников отдела документооборота.

Решение: комплексный подход к управлению проектами

Для решения этой задачи было принято решение о реализации комплексного IT проекта, включающего в себя:

• Бизнес-анализ: На первом этапе был проведен тщательный бизнес-анализ существующих бизнес-процессов, связанных с документооборотом и учетом маркированных товаров. Были выявлены узкие места и определены требования к будущей IT-системе. Бизнес требования были четко сформулированы.

• Разработка функциональных требований: На основе результатов бизнес-анализа были разработаны подробные разработка функциональных требований к IT-системе.

• Внедрение и настройка IT-системы: Была выбрана и внедрение специализированная IT-система, интегрированная с SAP ERP и системой “Честный Знак”. Система была настроена в соответствии с разработанными бизнес требования.

• Обучение персонала: Сотрудники компании прошли обучение по работе с новой IT-системой.

• Сопровождение: После внедрения IT-система была взята на сопровождение, обеспечивающее ее стабильную работу и своевременное обновление.

Ключевые этапы внедрения

Процесс внедрения IT-системы включал в себя следующие этапы:

1.  Автоматизация проверки входящих УПД: При получении УПД от поставщика система автоматически проверяет его на соответствие требованиям законодательства, включая:

•        Корректность реквизитов поставщика и покупателя.
•        Наличие и корректность кодов маркировки.
•        Соответствие данных УПД данным в системе “Честный Знак”.
•        Проверку минимальной розничной цены.

2.  Интеграция с платформой: IT-система была интегрирована с платформой, используемой торговыми точками для приемки товара. Это позволило сотрудникам на местах оперативно получать информацию о статусе проверки кодов маркировки и принимать решения о приемке товара.

3.  Автоматизация формирования исходящих УПД: Система автоматически заполняет необходимые поля в исходящих УПД, в том числе данные о транспортных документах, что особенно важно для маркировки пива.

4.  Синхронизация статусов в системе “Честный Знак”: IT-система автоматически получает статусы обработки УПД в системе “Честный Знак” и отображает их в учетной системе SAP ERP. Это позволяет оперативно выявлять ошибки и принимать меры по их устранению.

Результаты: предотвращение штрафов и оптимизация работы.

В результате внедрения IT-системы компания смогла добиться следующих результатов:

•   Предотвращение штрафов: Благодаря автоматизированной проверке УПД и своевременной синхронизации данных с системой “Честный Знак”, компания избежала штрафов за несоблюдение требований законодательства.
•   Снижение трудозатрат: Автоматизация документооборота позволила значительно сократить время, затрачиваемое сотрудниками отдела документооборота на ручную проверку документов.
•   Оптимизация логистики: Оперативная информация о статусе проверки кодов маркировки позволила ускорить процесс приемки товара на торговых точках и оптимизация логистики.
•   Повышение прозрачности: Все этапы документооборота, связанные с маркированными товарами, стали более прозрачными и контролируемыми.

Почему стоит обратиться к нам?

Если вы столкнулись с проблемами, аналогичными описанным выше, мы готовы предложить вам наши услуги по управлению проектами и оказание консультационных услуг по внедрению и настройке IT-систем для работы с маркированными товарами.

Наша команда состоит из опытных бизнес-аналитиков, экспертов в области IT и менеджеров проекта, которые помогут вам:

•  Провести предпроектное обследование и выявить потребности вашего бизнеса.
• Разработать бизнес требования и функциональные требования к IT-системе.
•  Подобрать оптимальное решение, учитывающее специфику вашего бизнеса.
•  Обеспечить качественное внедрение и настройку IT-системы.
•  Обучить ваших сотрудников работе с новой системой.
•  Обеспечить сопровождение и поддержку IT-системы после внедрения.

Мы предлагаем следующие услуги в области информационных технологий:

•   Бизнес-анализ услуга и подбор аналитика: Наши бизнес-аналитики помогут вам определить требования к IT-системе и оптимизировать бизнес-процессы. Мы можем нанять бизнес-аналитика в вашу команду или предоставить его в качестве аутстаф.
•   Управление проектами: Наши менеджер проекта и администратор проекта обеспечат успешное выполнение IT проекта в срок и в рамках бюджета.
•   ИТ-системы аутсорсинг: Мы предлагаем ИТ-системы аутсорсинг и сопровождение IT-систем, обеспечивая их стабильную работу и своевременное обновление.
•   Компании услуги по аудиту: Мы проводим аудит и консалтинг IT-систем, выявляя слабые места и предлагая решения по их устранению.
•   Ритейл-аудит и оптимизация процессов: Мы проводим ритейл-аудит и предлагаем решения по оптимизация процессов для повышения эффективности вашего бизнеса.
•   Закупки/Продажи: Мы помогаем оптимизация логистики, автоматизируя процессы Закупки/Продажи.
•   Консультация персонал: Консультация персонал по работе с маркированными товарами.

Мы готовы предоставить вам консультации персонала и руководить проектами любой сложности. Обратитесь к нам, и мы поможем вам купить и внедрить IT-систему, которая позволит вам эффективно управлять документооборотом, связанным с маркированными товарами, и избежать штрафов.

Внедрение IT-системы для работы с маркированными товарами – это не просто требование законодательства, а возможность для оптимизация процессов и повышения эффективности вашего бизнеса. Обратитесь к нам, и мы поможем вам реализовать этот потенциал. Мы предлагаем аутсорс и аутстаф IT специалистов, а также оказание консультационных услуг по всем вопросам, связанным с управлением проектами и бизнес-анализом. Наши senior эксперты готовы взять на себя сопровождение ваших IT-систем и обеспечить их стабильную работу.