Кейс от экспертов

В современном динамичном мире ритейла, где конкуренция высока, а маржа часто невелика, оптимизация бизнес-процессов становится ключевым фактором успеха. Ручное управление данными, отсутствие единой системы и разрозненные отчеты – это “болевые точки”, которые могут существенно снизить эффективность работы компании и, как следствие, ее прибыль. Мы, как эксперты в области оказания консультационных услуг и управления проектами, часто сталкиваемся с такими проблемами и предлагаем эффективные решения.

В этой статье мы рассмотрим реальный кейс, демонстрирующий, как внедрение автоматизированной системы помогло компании из сектора ритейла значительно улучшить свои финансовые показатели за счет оптимизации процесса управления ретро-бонусами и штрафами.

Проблема: ручное управление данными и потеря прибыли

До автоматизации процессы, связанные с расчетом и согласованием ретро-бонусов и штрафов за недопоставки, были крайне трудоемкими и требовали значительных временных затрат от сотрудников различных подразделений. Коммерческий департамент, планово-экономический отдел (ПЭО), бухгалтерия – все они были вовлечены в сложную цепочку ручных операций.

• Отсутствовал единый справочник коммерческих условий работы с поставщиками. Информация хранилась в разрозненных файлах Excel, что приводило к ошибкам и несогласованности данных. Это напрямую влияло на цену за закупку.
• Процесс выявления фактов недопоставок был ручным и основывался на данных, выгружаемых из разных систем. Это занимало много времени и не позволяло оперативно реагировать на нарушения условий поставок.
• Расчет прогнозных значений ретро-бонусов был основан на экспертных оценках и статистических данных, без детализации по поставщикам. Это приводило к неточностям в прогнозировании и планировании бюджета.
• Отсутствовала прозрачность на всех этапах процесса. Не было четкой системы контроля за согласованием штрафов и ретро-бонусов, что затрудняло отслеживание статуса и выявление проблемных зон.

Разработка системы управленческой отчетности:

•     Создание дашбордов и отчетов, отображающих ключевые показатели эффективности (KPI) процесса управления ретро-бонусами и штрафами.
•     Обеспечение возможности детализации данных до уровня поставщика, SKU и периода времени.
•     Автоматическое формирование отчетов для различных заинтересованных сторон.

Для реализации проекта были привлечены наши эксперты в области бизнес-анализа, управления проектами и ИТ. Был проведен тщательный бизнес-анализ текущих процессов, разработаны бизнес требования и разработка функциональных требований к системе, а также осуществлено сопровождение на всех этапах проекта. Мы можем нанять бизнес-аналитика для этих задач, либо предоставить аутстаф специалистов.

Результаты: увеличение прибыли и повышение эффективности

В результате внедрения автоматизированной системы были достигнуты следующие значимые результаты:

•   Увеличение прибыли:
  •     Сокращение потерь из-за ошибок в расчетах и несвоевременного выставления штрафов.
  •       Увеличение объема дополнительных доходов от поставщиков за счет оперативного контроля и согласования ретро-бонусов.
•   Повышение эффективности работы сотрудников:
  •       Сокращение временных затрат на рутинные операции.
  •       Улучшение взаимодействия между подразделениями за счет единого информационного пространства.
  •       Повышение прозрачности и контроля над процессом.
•   Улучшение управления коммерческой моделью доходности:
  •       Повышение точности прогнозирования и планирования бюджета.
  •       Оптимизация условий работы с поставщиками на основе анализа данных.
  •       Улучшение принятия управленческих решений за счет оперативного доступа к достоверной информации.
• Конкретные цифры, демонстрирующие экономический эффект от автоматизации, являются коммерческой тайной, однако, можно сказать, что ROI (возврат инвестиций) проекта был достигнут в течение года.

Ключевые факторы успеха

Успех проекта был обусловлен следующими факторами:

•   Четкое определение целей и задач проекта.
•   Тщательный бизнес-анализи разработка подробных бизнес-требований.
•   Привлечение опытных экспертовв области управления проектамии ИТ.
•   Активное участие заказчика на всех этапах проекта.
•   Использование современных технологий и инструментов.
•   Поэтапное внедрениесистемы с проведением обучения пользователей.

Выводы и рекомендации

Этот кейс демонстрирует, что автоматизация бизнес-процессов является эффективным инструментом для увеличения прибыли и повышения эффективности работы ритейл-компаний. Особенно это актуально для компаний с большим количеством поставщиков и сложной системой бонусов и штрафов.

Мы рекомендуем компаниям, сталкивающимся с проблемами в управлении ретро-бонусами и штрафами, рассмотреть возможность внедренияавтоматизированной системы. Это позволит не только сократить потери и увеличить прибыль, но и высвободить ресурсы для решения более важных стратегических задач.

Наша компания предоставляет полный спектр услуг по управлению проектами в области автоматизации бизнес-процессов, включая бизнес-анализ, разработку бизнес требований, подбор и аутстафИТ-специалистов, сопровождениеи консалтинг. Мы поможем вам определить оптимальное решение для вашего бизнеса и успешно реализовать проект. Мы готовы руководить проектами любой сложности.

ИТ-системы аутсорсинг– это возможность передать непрофильные задачи профессионалам и сосредоточиться на развитии своего бизнеса. Мы можем предложить аутсорсили привлечение специалистадля решения ваших задач.

Компании услуги по аудиту позволяют оценить текущее состояние бизнес-процессов и выявить возможности для оптимизации. Ритейл-аудит– это специализированная услуга, направленная на повышение эффективности работы розничных сетей.

Оптимизация логистикии оптимизация процессовв целом – это ключевые направления нашей работы. Мы поможем вам выстроить эффективные бизнес-процессыи повысить конкурентоспособность вашего бизнеса.

Закупки/Продажи– это важнейшие процессы в ритейле, и их автоматизация может принести значительный экономический эффект. Мы можем предложить решения для автоматизации этих процессов, а также для оптимизации управления товарными запасами и ценой.

Если вы заинтересованы в оказании консультационных услугпо автоматизации бизнес-процессов, обращайтесь к нам. Мы предоставим вам квалифицированную консультацию персонали поможем подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса. Наши seniorспециалисты имеют большой опыт работы в сфере ритейла и готовы поделиться своими знаниями и опытом. Мы проводим предпроектное обследование, чтобы точно определить ваши потребности и предложить наиболее эффективное решение.

Купить наши услуги – значит инвестировать в будущее вашего бизнеса. Обращайтесь к нам, и мы поможем вам добиться успеха.